PRIVACY STATEMENT

OOXOO en onze medewerkers vinden uw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de huidige privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij over u te weten komen.

In dit privacy statement wordt uitgelegd hoe OOXOO omgaat met de persoonsgegevens die wij verwerken van mensen die een conversatie met onze chatbots voeren. Ook melden we hoe we omgaan met gegevens van websitebezoekers, bezoekers van social media pagina’s, contactpersonen die werken bij zakelijke relaties (zoals klanten of leveranciers), eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers en werknemers.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens? 

OOXOO B.V. (KvK-nummer: 61081426) is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat OOXOO B.V. bepaalt - rekening houdende met de huidige privacywetgeving - welke gegevens er van u worden verwerkt, hoe dat precies gebeurt, voor welke doelen en voor hoe lang. OOXOO B.V. (nader te noemen: ´OOXOO’ of ‘wij’) verwerkt persoonsgegevens onder andere door ze op te slaan of te delen met andere partijen.

Verschillende situaties 

Welke gegevens wij van u verwerken hangt af van het type dienstverlening dat we u leveren dan wel de relatie die we met u aan gaan. Wij werken in detail hieronder uit welke gegevens dit zijn voor de volgende situaties:

  1. Kandidaten die een ‘gesprek’ aan gaan met een recruitment-chatbot van OOXOO
  2. Mensen die een ‘gesprek’ aangaan met een service-chatbot (zoals veelgestelde vragen-chatbot of helpdesk-chatbot) van OOXOO of mensen die onze websites bezoeken
  3. Contactpersonen van zakelijke relaties
  4. Eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers en werknemers

Ad 1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van kandidaten die een ‘gesprek’ aangaan (gegevens in vullen in) een recruitment-chatbot van OOXOO ? 

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar u gebruik van maakt. Hieronder vindt u de gegevens die wij op verschillende momenten van u kunnen verwerken.

Aanmelding 

Op het moment dat u zich bij OOXOO aanmeldt via onze chatbots en/of een gesprek hebt gevoerd met een recruiter, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Land (nationaliteit)
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (CV)*
  • Opleidingen, cursussen en trainingen
  • Werkervaring, stages en vrijwilligerswerk
  • Talen
  • Referenties (van andere werkgevers)
  • Beschikbaarheid
  • Motivaties
  • Rijbewijs en bezit auto
  • Persoonlijkheidstests en testresultaten via OOXOO
  • Profielinformatie: dienstverband(en), functie(s), regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste chat, datum laatste wijziging

*Let op: zet nooit uw BSN op het CV!

Contact met ons opnemen via Whatsapp of sms 

U kunt vragen aan ons stellen via Whatsapp en sms. Op het moment dat u gebruikmaakt van Whatsapp-service kunnen wij de volgende gegevens van u ontvangen: uw WhatsApp-naam, telefoonnummer, de inhoud van het gesprek en uw profielfoto. Om u zo goed mogelijk te kunnen helpen, bewaren wij deze gegevens maximaal 3 maanden nadat het gesprek is geëindigd. Uw gegevens worden beveiligd met end-to-end encryptie. OOXOO is niet verantwoordelijk voor de gegevens die door Whatsapp zelf worden verwerkt, Whatsapp heeft een eigen privacy beleid. Lees daarvoor het privacystatement van WhatsApp.

Waarom verwerkt OOXOO deze persoonsgegevens? 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken met betrekking tot werving & selectie te kunnen uitvoeren. Ook kunnen wij gegevens verwerken om u een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, zoals de tests die u kunt maken via onze chatbots. OOXOO verwerkt persoonsgegevens dus specifiek om:

  • U relevant werk of taken te kunnen aanbieden
  • Een geanonimiseerd profiel te kunnen aanmaken
  • U te kunnen bemiddelen naar werk
  • Uw beschikbaarheid te kunnen vaststellen
  • Uw geschiktheid voor een functie te kunnen onderzoeken
  • Een screening te kunnen uitvoeren (mocht dat nodig zijn)
  • Een werknemer-werkgeverrelatie met u aan te gaan
  • U voor te kunnen stellen aan een of meerdere potentiële werkgevers
  • Overeenkomsten met u te sluiten en deze uit te kunnen voeren
  • De ontwikkeling van u als persoon te kunnen stimuleren door opleidingen, trainingen en tests aan te bieden en te kunnen bijdragen aan uw verdere ontwikkeling op persoonlijk en maatschappelijk vlak.
  • U te kunnen benaderen via telefoon, mail, chat of post over werkgerelateerde zaken, relevante vacatures /werk/ taken of het updaten van uw profiel.

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken? 

OOXOO mag deze gegevens op basis van de privacywetgeving (AVG) verwerken, omdat:

  • Wij u daarvoor via de chatbot nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd;
  • Wij deze gegevens nodig hebben om u in contact te kunnen brengen met interessante opdrachtgevers;
  • Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Daarbij wegen wij eerst af of ons belang echt zwaarder weegt dan uw privacybelangen.

Ad 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij van mensen die een ‘gesprek’ aangaan met een service-chatbot (zoals veelgestelde vragen-chatbot of helpdesk-chatbot) van OOXOO of mensen die onze websites bezoeken? 

Op het moment dat u een van onze websites en/of landingspagina’s bezoekt of gebruikmaakt van een van de functionaliteiten van onze website, danwel van een door OOXOO geleverde service-chatbot (zoals veelgestelde vragen-chatbot of helpdesk-chatbot), kunnen wij de volgende gegevens van u verwerken:

  • IP-adres
  • Geschatte locatie (op basis van IP-adres)
  • De internetbrowser die u gebruikt
  • Uw websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, aanmelding, inschrijving en sollicitaties)
  • Soort apparaat (smartphone, tablet)
  • Feedback en gesprekken (via de live chatbot)
  • Persoonsgegevens voor deelname aan polls en surveys

Waarom verwerkt OOXOO deze persoonsgegevens? 

Deze gegevens gebruiken wij om u een dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, de website te onderhouden en verbeteren, deze te personaliseren en relevanter voor u te kunnen maken. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk: de website en/of chatbots te kunnen verbeteren en deze beter af te kunnen stemmen op uw behoeftes en wensen.

Ad 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van contactpersonen van zakelijke relaties? 

Ook van contactpersonen die werken bij onze zakelijke relaties, zoals klanten of leveranciers, verwerken wij persoonsgegevens. Het kan daarbij gaan om: voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met de betreffende contactpersoon/ contactpersonen. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

Ad 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers en werknemers? 

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar u gebruik van maakt. Hieronder vindt u de gegevens die wij op verschillende momenten van u kunnen verwerken.

Op het moment dat u bij ons solliciteert, kunnen wij de volgende gegevens aan u vragen:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Land (nationaliteit)
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Curriculum vitae (cv)*
  • Opleidingen, cursussen en trainingen
  • Werkervaring, stages en vrijwilligerswerk
  • Talen
  • Referenties (van andere werkgevers)
  • Beschikbaarheid
  • Motivaties
  • Rijbewijs en bezit auto
  • Persoonlijkheidstests en testresultaten via OOXOO
  • Profielinformatie: dienstverband(en), functie(s), regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste chat, datum laatste wijziging

*Zet nooit uw BSN op het cv.

Op het moment dat u bij OOXOO gaat werken, kunnen wij de volgende gegevens aan u vragen:

  • Geboortedatum en -plaats
  • Burgerlijke staat
  • Nationaliteit
  • Geslacht
  • Kopie legitimatiebewijs: identiteitsbewijs, paspoort, verblijfsvergunning of werkvergunning (indien van toepassing)
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Kopie rijbewijs en autogegevens (in elk geval kenteken)
  • Kopie bankpas
  • Personeelsnummer
  • Pasfoto (voor zakelijk / werkgerelateerd account)
  • Zakelijk telefoonnummer en e-mailadres
  • Inloggegevens
  • Calamiteiten telefoonnummer en voor- en achternaam persoon
  • Gevolgde trainingen
  • Beoordelingsverslagen en verslagen van functioneringsgesprekken
  • Verzonden en ontvangen feedback via beoordelingstool
  • Overeenkomsten (zoals arbeids- of opleidingsovereenkomst)
  • Arbeids- en salarisafspraken, reiskostenvergoeding, toeslagen, bonussen, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en (overige) declaraties
  • Gegevens over vakantie, verlof, ziekte, verzuim, uitkeringssituatie, mogelijke handicaps, zwangerschap en pensioen
  • Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor het voeren van een goede personeels-, financiële - en verzuimadministratie volgens de geldende regels en vereisten.

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens? 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als werkgever te kunnen uitvoeren of om u een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden. OOXOO verwerkt uw persoonsgegevens dus om:

  • Uw geschiktheid voor een functie te onderzoeken
  • Werkgerelateerde accounts voor u aan te maken
  • Een werknemer-werkgeverrelatie met u te kunnen aangaan
  • Overeenkomsten met u te sluiten en uit te kunnen voeren
  • Uw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren door opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
  • Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden
  • Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken? 

OOXOO mag deze gegevens op basis van geldende privacywetgeving (AVG) verwerken, omdat:

  • Wij u daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
  • Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met u aangaan of hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan een arbeidsovereenkomst die u met ons aangaat als u via ons aan het werk gaat
  • Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld omdat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan
  • Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Daarbij wegen wij eerst af of ons belang echt zwaarder weegt dan uw privacybelangen.

Hoe kunt u zelf uw persoonsgegevens bij OOXOO inzien of wijzigen? 

Neem contact op met ons via onderstaande mailadres, via de chatbot op onze website of bel ons op 085 06 05 986.

Heeft u zich nooit ergens voor aangemeld en nooit een chatgesprek gevoerd met (één van onze) chatbots, maar ontvangt u toch berichten of mails van of via OOXOO? Stuur een mailtje naar privacy@ooxoo.works, wij helpen u graag verder.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Uw gegevens bewaren wij niet langer dan strikt noodzakelijk is. Daarbij kijken wij naar het doel waarvoor we de gegevens aan u hebben gevraagd. Ook houden wij rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo staat er bijvoorbeeld in de Wet op de loonbelasting dat wij als werkgever van u als werknemer - een kopie legitimatiebewijs moeten bewaren tot vijf jaar nadat u uit dienst bent. De bewaartermijnen die wij hanteren, staan opgenomen in ons bewaartermijnenbeleid. Na afloop van de bewaartermijnen worden uw gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

Wat doen wij om uw persoonsgegevens te beveiligen? 

Wij beveiligen uw persoonsgegevens op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat uw gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot uw persoonsgegevens te beperken, data in delen op verschillende servers op te slaan, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en systeem- en netwerkbeveiliging. Wij hebben een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij allemaal nemen voor de beveiliging van uw gegevens.

Met welke derde partijen delen wij uw persoonsgegevens? 

OOXOO deelt uw persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat mag op basis van geldende privacywetgeving. Deze andere partijen kunnen dochterondernemingen zijn van OOXOO B.V., organisaties die op zoek zijn naar personeel, opleiders en trainers, overheidsinstanties (denk aan UWV of Belastingdienst) en zakelijke relaties (denk aan arbodiensten).

Om onze diensten te kunnen uitvoeren, krijgen wij daarnaast hulp van partijen die voor ons gegevens van u verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de softwareleverancier van het verloningssysteem en de salarisadministratie dat wij gebruiken om u te kunnen uitbetalen. Met deze partijen maken wij afspraken over goede beveiliging, geheimhouding en de rechten die u heeft en moet kunnen uitoefenen. Deze afspraken nemen wij op in een verwerkersovereenkomst met deze derde partij.

Delen wij gegevens met derde partijen buiten de EU? 

OOXOO kan uw gegevens delen met partijen die buiten de EU gevestigd zijn, zoals een softwareleverancier. Deze partijen kiezen wij zorgvuldig uit. Zo letten wij op of er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EU. Afspraken over adequate veiligheidsmaatregelen om uw gegevens goed te beschermen leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst met de betreffende partijen.

Welke rechten heeft u? 

U heeft het recht om:
  • In te zien welke persoonsgegevens wij precies van u hebben.
  • De gegevens die wij van u hebben te wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn.
  • Verouderde gegevens door ons te laten verwijderen, als wij deze niet verplicht nog langer moeten bewaren.
  • Uw gegevens over te kunnen dragen, door bij ons een bundeling van uw gegevens op te vragen.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan in dit privacy statement.

Bent u het niet eens met de manier waarop OOXOO omgaat met uw persoonsgegevens? 

Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Komen we er na overleg nog steeds niet met elkaar uit? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van privacywetgeving (AVG).

Contact opnemen? 

Vragen, opmerkingen of uw rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op via telefoon, e-mail of post.

  • Telefoonnummer: 085 06 05 986
  • E-mailadres: privacy@ooxoo.works
  • Postadres: OOXOO B.V., Claudius Prinsenlaan 132, 4818 CP Breda.